Commercial Invoice vs Proforma Invoice 차이점과 작성법

무역 거래에 사용되는 두 가지 인보이스 유형, Commercial Invoice와 Proforma Invoice의 개념과 용도, 서로 다른 법적 기능, 실무에서 자주 헷갈리는 포인트를 명확하게 정리한 초보 무역인과 실무 담당자를 위한 인보이스 완벽 가이드입니다.

1. 인보이스(Invoice)란 무엇인가?

 

인보이스는 수출자(판매자)가 수입자(구매자)에게 발행하는 거래 문서로, 거래된 상품의 품목, 수량, 단가, 총금액, 거래 조건 등을 명시합니다. 세관 신고 자료, 결제 청구서, 세무 서류로 활용되며, 종류에 따라 법적 효력이 달라집니다.

 

2. Commercial Invoice 역할과 특징

 

Commercial Invoice는 실제 판매 거래에 기반한 거래 증명서입니다.

• 법적 효력이 강해 세관 신고, 대금 청구 및 결제, 회계 기록 등에 활용됩니다.
• 수출자는 수입자에게 상품이 인도된 후 정식으로 발행하며, 세관, 은행, 회계부서, 통관업체 등에서 반드시 요구합니다.
• 필수 항목에는 거래 당사자 정보, 상품명, 수량, 단가, 총액, 배송 조건, 결제 조건, 송금 정보 등이 포함되어야 합니다.

 

3. Proforma Invoice 특징과 용도

 

Proforma Invoice는 사전에 발행하는 견적 성격의 비법적 문서입니다.

• 실제 거래 전에 보내는 예비 인보이스로, 예산 승인, 수입 허가, 가격 협의, 내부 결제 용도로 사용됩니다.
• 세관 신고에 사용될 수는 없으며, 법적 대금 청구서도 아닙니다.
• 사전 보기 목적이므로 상품 사양, 가격, 예상 비용 정도만 포함하고, “Proforma Invoice”라고 반드시 표기해야 합니다.

 

4. 두 인보이스의 핵심 차이점

항목	Commercial Invoice	Proforma Invoice
법적 효력	강함 – 세관/은행/회계 활용 가능	약함 – 견적 · 내부 검토 목적
발행 시기	거래 완료 후 발행	거래 전 사전 견적용
주요 용도	통관, 결제, 회계 처리	예산 승인, 가격 협상, 수입 허가 준비
포함 정보	완전한 거래정보(가격·조건·수량·은행 정보 등)	개략적 정보(품목, 예상 금액, 조건 등)

 

5. 어떤 조건에 어떤 인보이스를 선택할까?

• 거래 전 사전 준비 상황에서는 Proforma Invoice로 가격과 조건을 제시하고 승인받은 후,
• 실제 거래가 확정된 후에는 Commercial Invoice를 발행해 통관과 결제를 진행하는 흐름이 일반적입니다.

예시 흐름

1. 수입자가 가격과 조건을 요청 -> Proforma Invoice 발행
2. 요청 내용 합의 후 구매 확정 -> Commercial Invoice 발행

Commercial Invoice를 바탕으로 통관 및 대금 지급, 회계 처리를 진행

 

6. 실무 작성 시 유의사항

• Proforma Invoice 작성 시: 상품 설명, 예상 가격, 유효 기간, 거래 조건 등을 명확하게 기술하고 “Proforma Invoice” 표시
• Commercial Invoice 작성 시: 정확한 조건, 금액, 통화 단위, 송금 정보, 인코텀즈 조건 등을 누락 없이 기재
• 일치성 유지: Proforma와 Commercial의 항목과 수치가 일치해야 계약 혼선을 줄이고 통관 지연 방지에 도움이 됩니다.
• 포맷 활용: 간단한 견적용 포맷부터 다국어 버전 작성 시에도 기본 구성은 동일하게 유지해야 합니다.

 

7. 자주 묻는 질문 (FAQ)

 

Q1. Proforma Invoice를 세관 신고에 사용해도 되나요?
→ 안 됩니다. 세관 신고에는 반드시 Commercial Invoice가 필요합니다.

 

Q2. Proforma와 Commercial의 내용이 다르면 어떻게 되나요?
→ 승인 과정과 구매 계약에 혼선이 생길 수 있으며, 통관에서도 문제가 발생할 수 있습니다.

 

Q3. Commercial Invoice가 없으면 수출이 불가능한가요?
→ 네. 통관, 결제, 회계 등 거의 모든 실무 단계에서 필수 서류입니다.

 

8. 마무리 정리

Commercial Invoice와 Proforma Invoice는 목적과 효력이 명확히 다른 문서입니다.
Proforma는 거래 전 예비 견적, Commercial은 공식 거래 증명이라는 점을 분명히 인지하고 상황에 맞게 활용하는 것이 실무자의 핵심 역량입니다.